Por definição, as intranets constituem-se serviços estruturados para comunicação e colaboração, capaz de distribuir informações para seus usuários, e tem como objetivo oferecer uma infraestrutura para disseminação de informações corporativas, antes disponíveis somente através de sistemas de informação proprietários e de alto custo. A popularidade das intranets também se deriva de terem se tornado um eficiente meio de automatização de processos, capaz de integrar sistemas de informação sob um ambiente multiplataforma, privado, seguro e de acesso global.
A Tecnologia da Informação (TI) é responsável pelos Sistemas de Informação, e pelos processos de geração, difusão e armazenamento de conhecimento e instrumentos de mensuração de resultados. A oferta de aplicações cliente/servidor baseadas em sistemas Web que permitem a publicação de informações institucionais e serviços de comunicação como: e-mail, mensagens automáticas etc, levaram a TI a recomendar a adoção de intranets e extranets para integrar aplicações e legados e automatizar processos corporativos e inter-organizacionais, que atendam aos requisitos da estratégia do negócio.
O uso adequado de Tecnologias de Informação nas organizações permite aumentar a eficiência nas comunicações, ampliar relacionamentos e redes no próprio ambiente, formar ou ampliar alianças com outras organizações, clientes e fornecedores, reter novos aprendizados, gerir documentação, reduzir custos e converter conhecimentos.
envolvam tomadas de decisões e constituem-se como meio ideal para manter e atualizar informações sobre o negócio, dispensando a necessidade de produção, duplicação e distribuição de informações em papel, vantagens e benefícios que se bem administradas podem aumentar a produtividade e a satisfação dos seus usuários, funcionários, colaboradores e gestores e otimização dos processos produtivos.
Uma das vantagens que a TI encontra é que as Intranets constituem-se bons exemplos de como as tecnologias Internet têm sido amplamente adotadas como infraestrutura e geralmente são implantadas sobre uma rede já existente capaz de atender uma demanda interna, com mecanismos de segurança e controle de acesso somente aos usuários autorizados.